POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE AUTOSOLAR ENERGÍA DE COLOMBIA S.A.S.
La presente política de tratamiento de datos personales de Autosolar Energía de Colombia S.A.S., sociedad debidamente constituida y vigente de conformidad con las leyes de la República de Colombia, domiciliada en Bogotá D.C., identificada con NIT. 901.401.526 - 1 (“Autosolar”), tiene como objetivo garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. Lo anterior, dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las normas reglamentarias sobre la protección de los datos personales en Colombia.
La presente política es aplicable a las personas naturales y/o jurídicas que decidan contratar los servicios y/o productos de Autosolar, para lo cual, deberán aceptar y autorizar los términos y condiciones aquí planteados con anterioridad a su uso.
1. DEFINICIONES
1.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
1.2. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento de datos personales.
1.3. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
1.4. Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica que realice el tratamiento de datos personales por cuenta de Autosolar. Esto supone que, para cada tratamiento de datos, se hayan definido sus respectivos encargados y que éstos actúen por instrucción precisa de un responsable. Mientras no sea establecido de otra manera, se entiende que el Responsable y Encargado del tratamiento es Autosolar.
1.5. Responsable del Tratamiento: Es Autosolar, como persona jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
1.6. Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de Autosolar. Dentro de este concepto se encuentran principalmente los clientes, proveedores, empleados, contratistas y los contactos comerciales de Autosolar, entre otros.
1.7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
2. PRINCIPIOS
La Política de tratamiento de datos personales de Autosolar se rige por los siguientes principios:
2.1. Legalidad: La presente actividad se sujeta a lo dispuesto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas concordantes.
2.2. Finalidad: El Tratamiento de datos en Autosolar obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
2.3. Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
2.4. Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
2.5. Transparencia: En el Tratamiento se garantiza el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
2.6. Acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
2.7. Seguridad: La información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos personales a su cuidado, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
2.8. Confidencialidad: Autosolar garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
3. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO
Los datos personales de los Titulares de información se encuentran sujetos al uso y tratamiento que Autosolar determine en sus distintos procesos y actividades. A continuación se encuentran las principales finalidades del tratamiento de los datos personales de los Titulares:
3.1. Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores, trabajadores, y contactos comerciales.
3.2. Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus clientes, proveedores, contactos comerciales o cualquier tercero, siempre y cuando estén relacionados con el objeto social de Autosolar.
3.3. Informar sobre nuevos productos comercializados y/o servicios prestados por Autosolar.
3.4. Evaluar la calidad del servicio, realizar campañas de satisfacción y hacer seguimiento de sus productos y/o prestación de sus servicios.
3.5. Realizar estudios estadísticos o procesos contables.
3.6. Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios de Autosolar.
3.7. Gestión del personal administrativo que conforma la nómina de Autosolar. También comprende la gestión de aspirantes a ser parte de la nómina de Autosolar.
3.8. Actividades asociadas al relacionamiento contractual o convencional con terceros o proveedores que suministran o brindan bienes o servicios a Autosolar para la ejecución de su objeto social.
3.9. Manejo de los requerimientos elevados por autoridades administrativas y judiciales, bien sea en casos específicos o para efectos estadísticos.
3.10. Cualquier otra finalidad que este acorde con la naturaleza de cada uno de los procesos, procedimientos y acciones que Autosolar requiera para el desarrollo de su objeto social, siempre que se ciña a los límites y requisitos constitucionales y legales aplicables.
4. EXCEPCIONES
De acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, los siguientes datos o tratamientos no requieren de consentimiento previo por parte del Titular:
4.1. La información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
4.2. Los datos de naturaleza pública.
4.3. En casos de urgencia médica o sanitaria.
4.4. El tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
4.5. Los datos relacionados con el registro civil de las personas.
5. RESPONSABLE Y ENCARGADO
Autosolar obrará como Responsable y Encargado del Tratamiento de Datos Personales siempre que para el desarrollo de sus actividades realice uso o tratamiento de información personal de forma directa mediando para ello únicamente la autorización por parte del Titular de la información.
Autosolar dará cumplimiento a las obligaciones que la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas concordantes le atribuya en su calidad de Responsable y Encargado del Tratamiento.
6. PROCEDIMIENTOS
Autosolar solicitará la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, la autorización puede ser parte de un documento más amplio (como un contrato) o de un documento específico para tal efecto.
Autosolar indicará en el documento respectivo la página web en donde se podrá consultar esta Política. Con su firma, el Titular certifica haber leído y entendido la Política en su totalidad y aceptarlo en cuanto a su alcance y contenido.
7. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
Autosolar puede conservar un registro de la información relacionada con trabajadores, proveedores y/ o clientes durante y después de terminar la relación contractual. Estos registros pueden incluir datos personales, los cuales, después de la terminación contractual, serán conservados por un tiempo razonable hasta que la información allí contenida no sea requerida para dar cumplimiento a requerimientos legales, administrativos o de auditoría.
Asimismo, Autosolar conserva información de contacto de terceros para el envío de noticias, actualización de información, invitaciones a eventos realizados o patrocinados por Autosolar, después de terminada su relación contractual, salvo solicitud de revocatoria para el tratamiento de la información, caso en el cual la información será eliminada.
8. DATOS PERSONALES NO SOLICITADOS
De manera previa al inicio formal de relaciones comerciales o laborales con Autosolar, es posible que le sea remitida Datos Personales sin el previo y expreso consentimiento para su Tratamiento por parte del Titular. En estos casos, y ante la imposibilidad de solicitar la autorización previa para el Tratamiento de la Información, el Titular acepta que con el envío de la información autoriza el Tratamiento de sus datos en relación con la finalidad para la cual hayan sido enviados. Los casos en los que la autorización tácita aplica, incluyen pero no se limitan al envío de información de personas que desean trabajar en Autosolar, personas que desena vincularse como proveedores de Autosolar y personas que deseen convertirse en clientes de Autosolar. Sin perjuicio de lo anterior, y en caso de que la relación con estos terceros se formalice, se solicitará la firma de la autorización correspondiente para continuar con el tratamiento de la información.
9. REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Cualquier persona se encuentra en completa libertad de no autorizar el Tratamiento de sus Datos Personales por parte de Autosolar. Sin perjuicio de lo anterior, en caso de que algunos empleados, clientes, proveedores, contactos comerciales o trabajadores anteriores, actuales o futuros no autoricen o soliciten la revocatoria del Tratamiento de sus Datos Personales, es posible que Autosolar no cuente con la información necesaria para desarrollar una relación contractual o para continuar prestando beneficios a estas personas. En ese sentido, Autosolar no se hace responsable por el incumplimiento precontractual o contractual, o por la cesión de beneficios particulares a los que puedan acceder terceros con los que Autosolar se comunica de manera constante, como consecuencia de la no autorización o su revocatoria para el Tratamiento de Datos Personales.
10. CONSULTAS Y RECLAMOS
Las consultas y reclamos deberán ser enviados al correo electrónico [email protected] en ellos se identificará al Titular, la descripción de los motivos de la consulta y/o el reclamo.
10.1. Peticiones y consultas
En el correo electrónico, el Titular deberá identificarse plenamente y describir de manera clara su petición o consulta. Autosolar atenderá su petición o consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la consulta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término mencionado, Autosolar informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando el nuevo término para atender su petición o consulta, el cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primero término.
10.2. Reclamos
En el correo electrónico, el Titular deberá identificarse plenamente y describir de manera clara su solicitud de corrección, actualización o supresión de sus datos. En caso de que el reclamo tenga relación con un posible incumplimiento de cualquiera de los deberes de Autosolar, se deberá indicar de manera detallada la razón del incumplimiento.
Si el reclamo estuviese incompleto, el Titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El reclamo se responde siempre por escrito y no tiene costo.
11. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
11.1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales.
11.2. Solicitar prueba de la existencia de la autorización, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
11.3. Solicitar y recibir información sobre el uso de sus Datos Personales.
11.4. Presentar quejas por infracciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
11.5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de datos personales, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que se haya incurrido en conductas contrarias a la Ley y la Constitución.
11.6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales.
12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
En estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, Autosolar proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de Autosolar se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. Autosolar no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de Autosolar.
13. CANAL DE PROTECCIÓN DE DATOS Y MEDIOS DE CONTACTO
Para el ejercicio del derecho a realizar consultas, reclamos, correcciones, actualizaciones o supresión de datos personales, el Titular podrá contactar al Responsable de la información a través de los siguientes medios de contacto:
- Correo electrónico: [email protected]
- Dirección física: Parque Industrial K2 (Chia, cundinamarca)
- Teléfono: +57 3336025140 - 6018418461
14. PUBLICACIÓN Y VIGENCIA
La presente Política de tratamiento de Datos Personales ha entrado en vigencia desde el 23 de noviembre de 2020 y se encuentra publicada en la página web autosolar.co el 23 de noviembre de 2020.